El CAI tiene dos maneras de dejarte sin facturar: que se venza la fecha o que se acaben los números. Las dos se ven venir con semanas de anticipación… si alguien las está mirando.
Las dos formas de quedarte sin CAI
Cuando la administración tributaria te autoriza un CAI, te está autorizando dos cosas a la vez: un rango de números correlativos y una fecha límite de emisión. Se agota lo que se agote primero, y a partir de ahí no puedes emitir documentos válidos con esa autorización.
Mucha gente solo vigila la fecha, y el rango es el que se acaba primero. Haz la cuenta con tu propio negocio: si emites treinta facturas al día y te autorizaron un rango de quinientas, tienes diecisiete días de facturación, no un año.
Por qué siempre agarra desprevenido
Porque el control es manual y no tiene dueño. El talonario está en el mostrador, lo usan tres personas distintas y nadie lleva la cuenta de cuánto queda. La fecha límite está impresa en letra pequeña en un documento que se archivó hace meses.
El resultado se repite en todos lados: el negocio descubre el problema el día que tiene que facturar y no puede. Con el cliente esperando.
Cuándo empezar el trámite
La regla práctica que funciona: inicia la solicitud cuando te quede el 20% del rango o cuando falten 30 días para la fecha límite, lo que ocurra primero. Ese margen te deja espacio para que el trámite se demore sin que tu negocio se detenga.
Si tu facturación es estacional —diciembre, regreso a clases, temporada alta de tu rubro— pide el rango pensando en el mes fuerte, no en el promedio.
Qué necesitas para solicitarlo
El trámite se hace ante el SAR, y en general te van a pedir tu RTN, tus datos de contribuyente al día y el detalle de lo que quieres que te autoricen: tipo de documento, cantidad y establecimiento donde se van a emitir.
Confirma el procedimiento vigente con tu contador o directamente con el SAR antes de arrancar: el canal y los requisitos cambian con el tiempo, y llegar con la información de hace dos años solo te hace perder el viaje.
Si no tienes claro el primer requisito, empieza por aquí qué es el RTN y por qué va en tus facturas.
Qué hacer si ya se te venció
- Deja de emitir con ese CAI de inmediato: un documento emitido fuera del rango o después de la fecha límite no es válido.
- Solicita el nuevo cuanto antes; mientras tanto, registra las ventas para no perderlas y factura en cuanto tengas la autorización.
- Revisa hacia atrás qué documentos emitiste después del vencimiento, si es que hubo alguno.
- Habla con tu contador antes de improvisar una solución: corregir bien desde el inicio sale más barato que arreglarlo en la declaración.
Cómo no volver a pasar por esto
El problema nunca fue el trámite: fue no enterarse a tiempo. La solución es que el control deje de depender de que alguien se acuerde.
Registras el CAI una vez con su rango y su fecha, y el sistema numera cada documento dentro del rango autorizado, no te deja pasarte y te avisa cuando se está acabando. El aviso llega semanas antes, no el día que ya no puedes facturar.
Eso es lo que resuelve un software de facturación que gestiona el CAI y sus rangos.
En resumen
- El CAI se agota por fecha o por números; vigila los dos.
- Inicia el trámite con el 20% del rango o 30 días de margen.
- Pide el rango pensando en tu mes más fuerte.
- Si venció, deja de emitir y consulta a tu contador.
- Automatiza el control: es lo único que evita la repetición.
Equipo JuntosCRM
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