Si alguna vez vendiste algo que no tenías, o compraste lo que estaba dormido en bodega, el problema no es tu memoria: es que el inventario no vive en ningún lado más que ahí.
Las tres preguntas que un inventario debe contestar
Un inventario no es una lista bonita: es una herramienta que debe responder tres cosas en cualquier momento del día. Si no las contesta, todavía no tienes control.
- ¿Qué tengo y cuánto? Para vender sin prometer lo que no hay.
- ¿Qué se está acabando? Para comprar antes de quedarte sin el producto que más rota.
- ¿Qué no se mueve? Porque ahí hay dinero tuyo dormido en un estante.
La tercera es la que casi nadie mira y la que más plata libera. Un negocio pequeño puede tener el 30% de su capital parado en productos que no salen desde hace meses.
Empieza por una toma física honesta
No hay atajo: hay que contar todo una vez, con el negocio cerrado o en hora muerta, y anotar lo que hay de verdad. No lo que debería haber. Ese conteo es tu punto de partida y todo lo que venga después se apoya en él.
De cada producto necesitas seis datos: código, nombre, unidad de medida, costo, precio de venta y cantidad real. Si haces esto bien una vez, el resto del año es mantenimiento.
Un producto, un código
El error que arruina inventarios sanos es el mismo artículo escrito de tres formas distintas. “Camisa azul”, “camisa azul M” y “Cam. azul mediana” terminan siendo tres filas con existencias separadas, y ninguna dice la verdad.
Decide un criterio y respétalo: si la talla o la presentación cambia el precio o se cuenta aparte, es un producto distinto con su propio código. Si no, es el mismo. Lo que no puede pasar es que dependa de quién lo capturó ese día.
Que la venta descuente sola
Aquí es donde muere el control manual. Puedes tener el mejor conteo inicial del mundo, pero si cada venta no descuenta el stock en el mismo momento en que ocurre, tu inventario empieza a mentir a las pocas horas.
No es un problema de disciplina: es un problema de diseño. Nadie va a actualizar una hoja de cálculo con fila de clientes esperando. La única solución que aguanta es que el descuento pase solo, como parte de cobrar.
Por eso conviene que el inventario y la caja sean la misma cosa un punto de venta que descuenta el inventario en cada cobro.
Mínimos y máximos: deja de comprar por corazonada
Para cada producto que de verdad rota, define un mínimo: la cantidad a la que hay que volver a comprar. Se calcula fácil: cuánto vendes de eso por semana, multiplicado por las semanas que tarda tu proveedor en traerlo, más un colchón.
Si vendes 20 unidades por semana y el proveedor tarda dos semanas, tu mínimo anda por 40 más un margen. Al llegar ahí, se compra. Sin discusión y sin depender de que alguien note el estante vacío.
Cuenta parcial y seguido, no todo una vez al año
El conteo general anual es agotador, cierra el negocio y llega tarde: cuando descubres el faltante, pasó hace ocho meses y ya no hay cómo rastrearlo.
Funciona mucho mejor el conteo cíclico: cuenta veinte o treinta productos por semana, rotando, empezando por los más caros y los que más se mueven. En un par de meses recorriste todo el catálogo sin cerrar un solo día, y los descuadres se detectan cuando todavía se pueden explicar.
En resumen
- Tu inventario debe decir qué tienes, qué se acaba y qué no rota.
- Arranca con una toma física real, no con lo que debería haber.
- Un producto, un código, con criterio fijo para tallas y presentaciones.
- Que la venta descuente sola: el control manual no sobrevive a un día ocupado.
- Define mínimos de reorden y cuenta por ciclos, no una vez al año.
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